iCloud Drive همگام‌سازی است؛ نسخه پشتیبان جدا چرا لازم می‌شود؟

iCloud Drive همگام‌سازی است: فایل‌ها را میان دستگاه‌های متصل به همان حساب به‌روز نگه می‌دارد. اگر فایل را در iCloud Drive حذف کنید، حذف به دستگاه‌های دیگری که این قابلیت را روشن دارند هم می‌رسد. برای سندی که از دست‌دادنش هزینه دارد، یک نسخه مستقل و قابل بازشدن هم نگه دارید.

سه وضعیت را از هم تشخیص دهید

یک فایل در چند دستگاه دیده می‌شود

این مشاهده نشان می‌دهد همگام‌سازی انجام شده است. اما اگر تغییر اشتباه یا حذف همان فایل هم منتقل شود، داشتن دو دستگاه به‌تنهایی نسخه قبلی را نگه نمی‌دارد. از خودتان بپرسید: «اگر همین نسخه تغییر کند، نسخه‌ای که امروز ذخیره کرده‌ام کجا باقی می‌ماند؟»

فایل روی دستگاه دانلود شده است

دانلودشدن برای دسترسی به محتوا مفید است، ولی باید محل فایل را هم بشناسید. اگر فایل همچنان در پوشه همگام‌شده است، آن را خودکار به‌عنوان آرشیو مستقل حساب نکنید. برای ساخت نسخه جدا، مسیر مقصد را خارج از پوشه‌ای انتخاب کنید که همان تغییرات را دریافت می‌کند.

یک کپی تاریخ‌دار در محل جدا دارید

برای کار مهم، این نسخه نقطه مشخصی از زمان را نگه می‌دارد. نامی مثل «قرارداد — نسخه پیش از ویرایش — ۱۴۰۵/۰۸/۰۱» کمک می‌کند آن را با فایل کاری اشتباه نگیرید. این پیشنهاد نام‌گذاری است؛ تاریخ داخل نام فایل، سالم‌بودن یا کامل‌بودن محتوا را اثبات نمی‌کند.

ساخت کپی مستقل در مک یا آیفون

در مک، در Finder وارد iCloud Drive شوید، فایل‌های موردنیاز را انتخاب و از Edit، Copy را بزنید. آن‌ها را در مقصدی جدا Paste کنید. اپل این مسیر را برای آرشیوکردن اطلاعات توضیح داده است. اگر فایل بهینه‌سازی‌شده فقط در iCloud باشد، پیش از کپی به مقصد باید دانلود شود.

در آیفون، در Files وارد iCloud Drive شوید، فایل‌ها را انتخاب و Copy Items را بزنید؛ سپس در محل مناسب دیگری Paste کنید. مقصد می‌تواند روی دستگاه یا سرویس دیگر باشد، اما باید واقعاً در دسترس باشد و رفتار همگام‌سازی خودش را بشناسید. قبل از کار، فضای کافی مقصد و تکمیل انتقال را بررسی کنید.

کپی یک پوشه مشترک به محل دیگر، دسترسی اشتراک‌گذاری آن را هم کپی نمی‌کند. اگر قرار است همکاران به آرشیو دسترسی داشته باشند، این موضوع را جدا مشخص کنید؛ فایل‌های محرمانه را برای امتحان‌کردن آرشیو به مقصد نامناسب نفرستید.

آزمون بازیابی را با فایل بی‌اهمیت انجام دهید

1. یک سند نمونه بسازید و از آن در مقصد انتخاب‌شده کپی بگیرید.
2. نسخه مقصد را باز کنید و مطمئن شوید متن و پیوست‌های لازم داخل آن هستند.
3. به فایل کاری نمونه برگردید و تغییری کوچک بدهید.
4. نسخه آرشیو را دوباره باز کنید: باید همان وضعیت زمان کپی را داشته باشد.

این بررسی پیشنهادی به حذف فایل مهم نیاز ندارد. اگر دو نسخه با هم تغییر کردند، دوباره محل ذخیره و روش کپی را بررسی کنید. داشتن مسیر پوشه یا نام فایل در فهرست، کافی نیست؛ بازشدن محتوای موردنیاز هم باید آزموده شود.

اگر فایل حذف شده، اول مسیر بازیابی را بررسی کنید

در iCloud.com، فایل‌های حذف‌شده iCloud Drive و بعضی برنامه‌ها معمولاً تا۳۰روز قابل بازیابی‌اند. فایل‌هایی که برای همیشه حذف شده‌اند از این مسیر برنمی‌گردند. پوشه Recently Deleted و راهنمای رسمی بازیابی را بررسی کنید و هنگام بازیابی، فایل‌های iCloud Drive را دوباره تغییر یا حذف نکنید.

اگر در مک از Time Machine استفاده کرده‌اید، نسخه‌های موجود در پشتیبان را هم بررسی کنید. بازیابی تنها فایل موردنیاز می‌تواند کافی باشد؛ وجود یک درایو پشتیبان را بدون بررسی محتوای آن، تضمین پوشش همه فایل‌ها ندانید.

برای فایل مهم، مسئول و موعد تعیین کنید

به‌جای «بعداً پشتیبان می‌گیرم»، بنویسید چه کسی، پس از کدام تغییر و در کدام مقصد کپی می‌گیرد. برای سندی که روزانه تغییر می‌کند، یک آرشیو قدیمی پاسخ تمام نیاز امروز نیست. فاصله پشتیبان‌گیری را با مقدار کاری که نمی‌خواهید دوباره انجام دهید تنظیم کنید.

اگر برای پشتیبان به حافظه خارجی نیاز دارید، راهنمای اولویت رم و فضای ذخیره‌سازی مک‌بوک درباره نقش SSD خارجی کمک می‌کند. جابه‌جایی فایل به یک درایو، وقتی نسخه دیگری باقی نمی‌ماند، هنوز تنها یک نسخه است.